- HAKUHODO GROUP VIETNAM

PERSONAL DATA PRIVACY POLICY

We, Hakuhodo International Vietnam, know that confidentiality of personal data (“Personal Data”) is important to you. Therefore, we commit to try our best to protect Personal Data in accordance with the laws of Vietnam.

As the controller and/or processor of personal data, this Privacy Policy (“Privacy Policy”) is our official notice regarding matters relating to the processing of Personal Data, including:

Type of Personal Data we collect and how we collect it
Purpose of Processing Personal Data
Duration of storing Personal Data
Address of the unit that collects and manages Personal Data
Persons or organizations that may have access to Personal Data
Methods for you to check and correct Personal Data
Commitment to Privacy of Personal Data
Policy update
Mechanism for receiving and resolving complaints relating to Personal Data

By agreeing to our collection of Personal Data, you accept the terms and conditions described in this Privacy Policy.

Article 1: Type of Personal Data we collect and how we collect it

Depending on your consent and the law, we may collect and process any personal data, which is information in the form of symbols, letters, numbers, images, sounds or similar electronic form that is associated with an individual or helps to identify an individual, including basic personal data and sensitive personal data including but not limited to the following personal data (“Personal Data”):

Full name;
Date of birth;
Gender;
Place of permanent residence; place of temporary residence; current place of residence; hometown; contact address;
Nationality;
Personal image;
Phone number; ID Card number, personal identification number, passport number, driver’s license number, taxpayer identification number, social security number and health insurance card number;
Marital status;
Information about the individual’s family relationship;
Information about bank account, bank transaction details;
Information about travel history in/out Vietnam;
Information about qualification, education background;
Information about health status;
Information associated with tax and compulsory social insurance;
Email;
Ethnic Group;
Information of Dependents for Tax Deduction;
Employment history;
Urgent contact;
Reference information;
Information associated with an individual or used to identify an individual;

We may collect and process the above Personal Data from you through the following methods:

Collected through your verbal and written communication with us;
Collected through documents exchanged during the recruitment process;
Collected through survey, communication, and marketing activities;
Collected through files generated by the websites you visit (cookies) or similar monitoring devices/tools when you visit websites that we are responsible for building and managing in accordance with the laws.

Article 2: Purpose of Processing Personal Data

We will process Personal Data for one or more of the following specific purposes:

To contact, advise and support you about our services;
To perform work relating to recruitment and employment with regard to Vietnamese employees and foreign employees;
To perform human resource management and business operation;
To introduce personnel information to our partners as part of company profile;
To conduct market research, surveys and data analysis related to our business;
Using when necessary, with the purpose of complying with applicable regulations and legal obligations including, but not limited to, using information for reason relating to compliance, laws, audit and other ethical and compliance complaints and requirements.

Article 3: Duration of storing Personal Data

By the best of our efforts, we will attempt to store Personal Data, unless you submit to us a request to delete the Personal Data.

Article 4: Address of the unit that collects and manages Personal Data

HAKUHODO INTERNATIONAL VIETNAM
Address: 11th Floor, Saigon Centre Tower, 65 Le Loi, Sai Gon Ward, Ho Chi Minh City
Tel: (+84) 28 3914 3102
Email: info@hakuhodo.vn

Article 5: Persons or organizations that may access to Personal Data

You agree that the following entities/organizations/individuals have the right to access Personal Data in necessary cases, including but not limited to:

Employee;
The data processor on behalf of us through the contract/agreement;
Any third party authorized and/or authorized by you;
The complainant proves your violation;
Being requested by competent authorities.

Except for the cases mentioned above, we will not disclose Personal Data to any organization or individual if we believe that such disclosure is unnecessary, to prevent material or financial damage which may be caused by illegal factors.

Article 6: Methods for you to check and correct Personal Data

You may contact us at the address described in Article 4 to receive, delete and (or) correct and update Personal Data.

Article 7 Commitment to Privacy of Personal Data

Personal Data will be maximum secured due to this Policy. Collecting and using Personal Data will be performed only with your consent, unless otherwise provided by law.

Personal Data will not be used, transferred, supplied, or disclosed to any third party, except the organizations/individuals provided in Article 5.

In case information system is compromised leading to the loss of Personal Data, we will be responsible for announcing to the authorities to solve the problems in time.

Article 8. Policy changing

This Policy can be changed to suit our demands, as well as your feedback, if any. If any change is applying, we will indicate the changing time on the update section to make sure that you are approaching to the latest Policy.

Article 9: Mechanism for receiving and settling complaints related to Personal Data

If you find that your Personal Data is misused or used out of scope, you may send complaints to email: info@hakuhodo.vn or call the number (+84) 28 3914 3102 to complain or provide related evidence to our admin. We will be responsible for taking all means to investigate the complained contents.

Time for resolving: Within 72 hours commencing from our receipt of your complaint.

========

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Chúng tôi, Hakuhodo International Vietnam, hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu cá nhân của bạn (“Dữ Liệu Cá Nhân”). Vì vậy, chúng tôi luôn nỗ lực bảo vệ Dữ Liệu Cá Nhân tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.

Chính sách bảo mật này (“Chính sách bảo mật”) là thông báo chính thức của chúng tôi, với tư cách là bên kiểm soát và/hoặc bên xử lý dữ liệu cá nhân, về những vấn đề liên quan đến việc xử lý Dữ Liệu Cá Nhân, bao gồm:

Loại Dữ Liệu Cá Nhân mà chúng tôi thu thập và cách thức thu thập
Mục đích xử lý Dữ Liệu Cá Nhân
Giai đoạn lưu trữ Thông tin
Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý Dữ Liệu Cá Nhân
Cá nhân hoặc tổ chức có thể tiếp cận Dữ Liệu Cá Nhân
Các phương pháp để bạn kiểm tra và điều chỉnh Dữ Liệu Cá Nhân
Cam kết bảo mật Dữ Liệu Cá Nhân
Về việc thay đổi Chính sách
Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại liên quan đến Dữ Liệu Cá Nhân

Bằng việc đồng ý để chúng tôi thu thập Dữ Liệu Cá Nhân, bạn chấp nhận các điều khoản và điều kiện được mô tả trong Chính sách bảo mật này.

Điều 1: Loại Dữ Liệu Cá Nhân mà chúng tôi thu thập và cách thức thu thập

Tùy thuộc vào sự đồng ý của bạn và quy định pháp luật, chúng tôi có thể thu thập và xử lý bất kỳ dữ liệu cá nhân, là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể, kể cả dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm nhưng không giới hạn các loại dữ liệu cá nhân sau đây (“Dữ Liệu Cá Nhân”):

Họ và tên;
Ngày tháng năm sinh;
Giới tính;
Nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
Quốc tịch;
Hình ảnh cá nhân;
Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
Tình trạng hôn nhân;
Thông tin về mối quan hệ gia đình;
Thông tin về tài khoản ngân hàng, Bản sao kê chi tiết giao dịch ngân hàng;
Thông tin nhập cảnh, xuất cảnh;
Thông tin về trình độ chuyên môn, học vấn;
Thông tin về tình trạng sức khoẻ;
Thông tin về nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội bắt buộc;
Địa chỉ thư điện tử;
Tôn giáo;
Thông tin người phụ thuộc khấu trừ thuế;
Thông tin về quá trình làm việc;
Thông tin liên hệ khẩn cấp;
Thông tin Người tham chiếu;
Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể;

Chúng tôi có thể thu thập và xử lý những Dữ Liệu Cá Nhân trên đây từ bạn thông qua các phương thức:

Thu thập thông qua liên hệ trao đổi bằng lời nói và văn bản của bạn với chúng tôi;
Thu thập thông qua các tài liệu trao đổi trong quá trình tuyển dụng nhân sự;
Thu thập thông qua hoạt động khảo sát, truyền thông, tiếp thị;
Thu thập thông qua các tập tin được tạo ra bởi trang mạng mà bạn truy cập (cookie) hoặc các thiết bị/ công cụ giám sát tương tự khi bạn truy cập các website do chúng tôi chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý theo quy định pháp luật.

Điều 2: Mục đích xử lý Dữ Liệu Cá Nhân

Chúng tôi sẽ tiến hành xử lý Dữ Liệu Cá Nhân vì một hoặc nhiều mục đích cụ thể như sau:

Liên lạc, tư vấn và hỗ trợ bạn về dịch vụ của chúng tôi;
Tiến hành các công việc liên quan đến việc tuyển dụng và việc làm đối với người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài;
Thực hiện công tác quản lý nhân sự và vận hành doanh nghiệp;
Giới thiệu thông tin nhân sự đến đối tác như một phần của hồ sơ năng lực công ty;
Thực hiện nghiên cứu thị trường, khảo sát và phân tích dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi;
Sử dụng khi cần thiết nhằm tuân thủ qui định hiện hành cũng như các nghĩa vụ pháp lý bao gồm, nhưng không giới hạn, sử dụng thông tin cho các lý do liên quan đến việc tuân thủ, các quy định của pháp luật, kiểm toán và các khiếu kiện và các yêu cầu về đạo đức và về tuân thủ khác.

Điều 3: Giai đoạn lưu trữ Thông tin

Chúng tôi sẽ cố gắng, bằng khả năng của Chúng tôi, lưu trữ Dữ Liệu Cá Nhân, trừ trường hợp bạn gửi yêu cầu xóa Thông tin cho Chúng tôi.

Điều 4: Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý Dữ Liệu Cá Nhân

HAKUHODO INTERNATIONAL VIETNAM

Địa chỉ: Lầu 11, Tòa nhà Saigon Centre, 65 Lê Lợi, phường Sài Gòn, thành phố Hồ Chí Minh

Tel: (+84) 3914 3102
Email: info@hakuhodo.vn

Điều 5: Cá nhân hoặc tổ chức có thể tiếp cận Dữ Liệu Cá Nhân

Bạn sẽ đồng ý rằng, trong những trường hợp cần thiết, những cơ quan/tổ chức/cá nhân sau đây có quyền tiếp cận Dữ Liệu Cá Nhân, bao gồm nhưng không giới hạn:

Nhân viên công ty;
Bên xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi thông qua hợp đồng/thỏa thuận;
Bất kỳ bên thứ ba nào được bạn ủy quyền và/hoặc cho phép;
Người khiếu nại chứng minh được hành vi vi phạm của bạn;
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trừ những trường hợp nêu trên, chúng tôi sẽ không tiết lộ Dữ Liệu Cá Nhân cho bất kỳ tổ chức, cá nhân nào nếu chúng tôi cho rằng việc tiết lộ này là không cần thiết, để ngăn chặn những thiệt hại về tài chính và các tài liệu có thể gây ra bởi những yếu tố bất hợp pháp.

Điều 6: Các phương pháp để bạn kiểm tra và điều chỉnh Dữ Liệu Cá Nhân

Bạn có thể liên lạc với chúng tôi theo địa chỉ được mô tả tại Điều 4 để tiếp nhận, xóa và (hoặc) chỉnh sửa, cập nhật các Dữ Liệu Cá Nhân.

Điều 7: Cam kết bảo mật Dữ Liệu Cá Nhân

Dữ Liệu Cá Nhân sẽ được chúng tôi bảo mật tối đa theo như Chính sách này. Việc thu thập và sử dụng Dữ Liệu Cá Nhân sẽ được tiến hành chỉ khi có được sự đồng ý từ phía bạn, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Dữ Liệu Cá Nhân sẽ không được sử dụng, chuyển nhượng, cung cấp hay tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ các tổ chức/cá nhân quy định tại Điều 5.

Trong trường hợp hệ thống thông tin bị xâm phạm dẫn đến việc Dữ Liệu Cá Nhân bị mất, Chúng tôi sẽ có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan chức năng để giải quyết vấn đề kịp thời.

Điều 8. Về việc thay đổi Chính sách

Chính sách này có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của Chúng tôi, cũng như các phản hồi của bạn, nếu có. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, chúng tôi sẽ biểu thị thời gian thay đổi trên phần cập nhật để đảm bảo rằng bạn đang tiếp cận Chính sách mới nhất.

Điều 9: Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại liên quan đến Dữ Liệu Cá Nhân

Nếu bạn nhận thấy rằng Dữ Liệu Cá Nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc nằm ngoài phạm vi sử dụng, bạn có thể gửi khiếu nại đến Email: info@hakuhodo.vn hoặc gọi vào số (+84) 28 3914 3102 để khiếu nại hoặc cung cấp những bằng chứng liên quan cho quản trị viên của chúng tôi. Chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm tiến hành mọi phương thức để điều tra các nội dung khiếu nại.

Thời gian giải quyết khiếu nại: trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm chúng tôi nhận được khiếu nại từ bạn.